V preteklih letih se je uporabljalo veliko različnih oblik komuniciranja, med njimi pa se je nedvomno uveljavila elektronska pošta. Dandanes je postalo izjemno pomembno, da znate jasno in informativno napisati elektronsko sporočilo v angleščini. Če boste znali napisati dobro elektronsko sporočilo, vam to ne bo pomagalo le pri iskanju zaposlitve ali opravljanju izpita, temveč tudi pri ohranjanju stikov z angleško govorečimi prijatelji.

Elektronska sporočila so pogosto prvi stik, ki ga imamo z bodočim delodajalcem, zato je pomembno, da naredimo dober prvi vtis. Elektronska sporočila morajo upoštevati določene kodekse in določeno stopnjo formalnosti. V tem članku boste izvedeli, kako napisati elektronsko sporočilo v angleščini, z nekaj primeri elektronskih sporočil v angleščini.

Našli boste tudi nekaj nasvetov in trikov za ustvarjanje dobrega prvega vtisa ter uporabno besedišče, povezano z elektronskimi sporočili.

Pisanje elektronskega sporočila v angleščini - vodnik po korakih

Če želite napisati dobro elektronsko sporočilo, morate upoštevati enako strukturo kot pri pisanju diplomske naloge. Predstaviti morate temo elektronskega sporočila, podati informacije o različnih točkah in nato zaključiti. Čeprav so elektronska sporočila veliko krajša od disertacije, vam bo ta logika omogočila, da jih dobro napišete.

Začnimo s pisanjem strokovnega elektronskega sporočila. S formalnim tonom se bomo prijavili za pripravništvo v angleškem jeziku. Ta primer lahko uporabite tudi, ko pišete podjetju za razgovor za službo. V drugem primeru boste izvedeli, kako v angleščini napisati elektronsko sporočilo prijatelju.

Za učinkovito elektronsko sporočilo upoštevajte to obliko:

1. Pozdravi
2. Predstavitev
3. Predstavitev glavnega cilja in sporočila
4. Zaključek
5. Zaključni pozdravi

Pozdravi

Če želite začeti elektronsko sporočilo v angleščini, morate za uvodnim stavkom napisati vejico, nato pa pustiti eno prazno vrstico. Tu določite stopnjo formalnosti. Poskrbite, da boste uporabili ustrezen ton in pozdrav. Kadar pišete elektronsko sporočilo neznanemu prejemniku, lahko uporabite: To Whom It May Concern ali Dear Sir or Madam.

Formalno :

• Dear [Name of recipient],
• Good morning,
• Good afternoon,
• Good evening,

Neformalno :

• Hi,
• Hello,
• Greetings,

Predstavitev:

Ko začenjate elektronsko sporočilo v angleščini, začnite s kratkim stavkom, s katerim začnete svoje sporočilo. Če pišete strokovno elektronsko sporočilo, lahko napišete I hope this message finds you well.. Ko pišete elektronsko sporočilo prijatelju v angleščini, lahko preprosto napišete How are you?.

Nato se na kratko predstavite, če prejemnika še ne poznate. Na primer v delovnem kontekstu lahko napišete This is (Your name) from (Your Company) writing regarding.... Če vam je kontakt dal prijatelj, lahko napišete (Person's Name) recommended I get in touch with you ali, bolj uradno, I was referred to you by (Mutual Contact's Name). Tukaj je primer formalnega elektronskega sporočila v angleščini:

Formalno:

Good morning,

I hope this message finds you well. My name is (Your Name), I am a business student in > my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.

Zdaj pa si oglejte ta primer neformalnega elektronskega sporočila v angleščini:

Hi there,

How are you? This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome.

Predstavitev glavnega cilja in sporočila

Po uvodu morate v nekaj stavkih pojasniti cilj svojega elektronskega sporočila. Na tej točki, če ste že napisali temo elektronskega sporočila, si prejemnik že predstavlja, zakaj mu pišete. Pojdite naravnost k bistvu in bodite jasni tako, da napišete kratke in jedrnate stavke.

V profesionalnem e-poštnem sporočilu lahko dodate na primer The purpose of this email is... Če gre za neformalno e-poštno sporočilo v angleščini, I just wanted to know if.... To ni nujno, vendar bi bilo dobro zaradi jasnosti.

Ko ste pojasnili svoj cilj, lahko nadaljujete z glavnim sporočilom. Tu natančno razložite, kaj potrebujete in kaj pričakujete od druge osebe. Svoje sporočilo organizirajte na jasen način in ga razdelite na odstavke, če je sporočilo predolgo.

Formalno: I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience.

Neformalno: I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up?

Zaključek:

Za zaključek elektronskega sporočila v angleščini je pomembno, da v zaključku ponovite svoj cilj in se zahvalite prejemniku. To je trenutek, ko lahko povzamete, kaj potrebujete, in hkrati pokažete svojo zahvalo. Tako kot pri navedbi vašega cilja mora biti tudi ta kratek in neposreden. Prejemniku se zahvalite s sporočilom Thank you for your time. v profesionalnem elektronskem sporočilu. Če pišete prijatelju, lahko zaključite z Hope to see you soon.

Formalno: I would be very happy to come in for an interview at your convenience.

Neformalno: It would be great to see you. Hope to travel together again soon!

Zaključni pozdravi

Kako končate elektronsko sporočilo v angleščini? Vedno zaključite s pozdravom in podpisom. Elektronsko sporočilo v angleščini zaključite tako, da za končnim pozdravom dodate vejico in na koncu napišete svoje ime.

Ko pišete profesionalno elektronsko sporočilo, se podpišete s polnim imenom, sledijo pa drugi podatki, kot so vaše podjetje, spletna stran, vaš elektronski naslov in/ali po možnosti telefonska številka. Če ste študent, lahko vključite tudi svoj status in univerzitetno diplomo.

Formalno:

• Sincerely,
• Kind regards,
• Cordially,

Neformalno: Neformalno:

• Thanks,
• Best wishes,
• Talk soon,

Po tem sledi vaše ime.

Primeri elektronskih sporočil v angleščini

V tem delu članka boste našli primer profesionalnega elektronskega sporočila v angleščini in primer neformalnega elektronskega sporočila, napisanega nekomu, ki ste ga spoznali na potovanju. Primera lahko uporabite kot navdih za pisanje lastnih elektronskih sporočil.

Formalno

Primer uradnega elektronskega sporočila v angleščini:

Good morning,

I hope this message finds you well. My name is (Your Name), I am a business student in my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.

I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience. Please advise your availability and to whom I can send my resume.

I would be very happy to come in for an interview at your convenience. Thank you for your consideration, I look forward to hearing from you.

Regards,
(Your Name)
MBA Student
Florida International University, 2018

Neformalno

Primer neformalnega elektronskega sporočila v angleščini:

Hi there,

How are you? This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome.

I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up? I have some plans set up, but I am pretty open to other options. I would love to explore a bit and take some day trips, too. We could even visit that museum you mentioned.

It would be great to see you. Hope to travel together again soon!

Best wishes,
(Your Name)

Besedišče, povezano z elektronskimi sporočili v angleščini

K zgoraj navedenemu besedišču dodajmo še nekaj uporabnih besed in izrazov, povezanih z elektronsko pošto v angleščini:

• attachment ali attached document
• inbox ali mailbox
• subject line
• e-mail address
• recipient
• sender
• CC ali carbon copy, ki omogoča, da nekomu pošljete kopijo
• BCC, kar pomeni blind carbon copy, s katerim lahko nekomu pošljete sporočilo, ne da bi ga drugi prejemniki videli.
• Draft

Nekaj uporabnih besednih zvez za profesionalna elektronska sporočila:

• I look forward to your email
• I hope this message finds you well
• Thank you for your time
• Do not hesitate to contact me by e-mail or telephone

Zaključek

Zdaj, ko veste, kako napisati elektronsko sporočilo v angleščini, si morate zapomniti še nekaj podrobnosti. Pogosta napaka je, da besedila pred pošiljanjem ne preberete še enkrat. To pa je najboljši način, da se izognete pravopisnim napakam ali napačni komunikaciji.

Če potrebujete nekoga drugega, da prebere vaše besedilo, ne oklevajte in prosite nekoga, ki ga poznate, ali nekoga na internetu.

Prepričajte se, da je vaše sporočilo jasno in da so v njem vse potrebne informacije. Cilj, ki ga izgovarjate, in sporočilo morata biti skladna. Preverite, kakšno je vaše glavno sporočilo in ali so vaše zahteve neposredne in jasne. Na koncu razmislite o priložitvi datoteke, če ste jo omenili v svojem elektronskem sporočilu.

Z vsemi temi informacijami ste zdaj pripravljeni na pisanje dobrih elektronskih sporočil v angleščini.

Happy writing!

Oglejte si tudi

• Ali morate z nekom vaditi, preden pošljete elektronsko sporočilo v angleščini? Oglejte si, kako lahko poiščete angleško govoreče prijatelje s primeri sporočil, ki so pripravljeni za pošiljanje.
• Ali morate vaditi sami, preden se z nekom pogovarjate v angleščini? Odkrijte naš spletni tečaj Click & Speak ki vam bo omogočil, da obvladate 96 % angleškega jezika.