長年にわたり、様々なコミュニケーション手段が使われてきましたが、その中でも最も定着しているのは間違いなくEメールです。今日では、英語で明確かつ有益な方法でEメールを書けることが非常に重要になっています。良いEメールの書き方を知っていれば、仕事や試験に役立つだけでなく、英語圏の友人と連絡を取り合うこともできます。

Eメールは、将来の雇用主との最初の接触であることが多いので、第一印象を良くすることが重要です。電子メールは、特定のコードと一定レベルのフォーマルさを尊重する必要があります。この記事では、英語でのEメールの書き方を、いくつかの例文とともにご紹介します。

また、第一印象を良くするためのヒントやコツ、メールに関連する便利なボキャブラリーもご紹介します。

英語でのEメールの書き方 - ステップバイステップガイド

良いメールを書くためには、論文と同じような構成にしなければなりません。メールの主題を紹介し、さまざまな点について情報を提供し、最後に結論を述べる必要があります。メールは論文に比べてはるかに短いものですが、この論理でうまく書くことができます。

まずは、プロフェッショナルなメールを書くことから始めましょう。フォーマルなトーンで、英語でインターンシップに応募することになります。この例は、就職面接のために企業に手紙を書くときにも使えます。2つ目の例文では、英語で友人に送るメールの書き方をご紹介します。

効率的なメールを書くために、このフォーマットに従ってください。

1. 挨拶
2. プレゼンテーション
3. 主な目的とメッセージを提示する
4. 結びの言葉
5. 最後の敬語

挨拶

英語でメールを始めるには、冒頭のフレーズの後にコンマを書き、1行空ける必要があります。ここで、形式のレベルを定義します。適切なトーンと敬語を使うようにしましょう。知らない相手にメールを書くときには、To Whom It May Concern またはDear Sir or Madam を使います。

フォーマル :

• Dear [Name of recipient],
• Good morning,
• Good afternoon,
• Good evening,

非公式

• Hi,
• Hello,
• Greetings,

プレゼンテーション

英語でメールを始めるときは、メッセージを開始するための短いフレーズで始めます。プロフェッショナルなEメールを書く場合は、I hope this message finds you well. 友人に英語でEメールを書く場合は、How are you? のように書きます。

その後、相手のことをまだ知らない場合は、自分のことを簡単に紹介します。例えば、仕事の場面では、This is (Your name) from (Your Company) writing regarding... 友人から連絡先を聞いた場合は、(Person's Name) recommended I get in touch with you 、よりフォーマルには、I was referred to you by (Mutual Contact's Name) と書きます。以下は、英語でのフォーマルなメールの例です。

フォーマルですね。

Good morning,

I hope this message finds you well. My name is (Your Name), I am a business student in > my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.

次に、英語でのインフォーマルなメールの例を見てみましょう。

Hi there,

How are you? This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome.

メインゴールとメッセージの提示

導入部の後には、メールの目的を説明するための数センテンスが必要です。この時点で、すでにメールのトピックを書いていれば、受信者はあなたがメールを書いた理由について、すでに理解しています。短くて簡潔な文章を書くことで、要点をわかりやすく伝えましょう。

プロフェッショナルなEメールでは、例えばThe purpose of this email is... 英語でのインフォーマルなEメールであれば、I just wanted to know if... 必要ではありませんが、分かりやすくするためには良いかもしれません。

目的を説明した後は、メインメッセージに進みます。ここでは、自分が何を必要としているのか、相手に何を期待しているのかを具体的に説明します。メッセージをわかりやすく整理し、長すぎる場合は段落に分けます。

フォーマルなものI have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience.

非公式I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up?

結び

英語でメールを終えるには、結論で自分の目的を繰り返し述べ、相手に感謝することが大切です。これは、必要なことを要約すると同時に、謝意を示す瞬間でもあります。目標の記述と同様に、これも短く、直接的でなければなりません。プロフェッショナルなメールでは、Thank you for your time. 、相手に感謝の意を伝えます。友人へのメールであれば、次のように締めくくることができます。Hope to see you soon.

フォーマルI would be very happy to come in for an interview at your convenience.

非公式。It would be great to see you. Hope to travel together again soon!

最後の敬語

英語ではどのようにメールを締めくくるのでしょうか？最後は必ず敬語と署名で締めくくります。英語でメールを締めくくるには、最後の敬語の後にコンマを加え、自分の名前を書いて終わります。

プロフェッショナルなEメールを書く場合は、フルネームで署名し、その後に会社名、ウェブサイト、Eメール、場合によっては電話番号などの詳細を書きます。学生の場合は、自分の身分や大学の学位なども記載します。

フォーマル

• Sincerely,
• Kind regards,
• Cordially,

非公式。

• Thanks,
• Best wishes,
• Talk soon,

その後に自分の名前を書きます。

英語でのEメールの例

この記事では、プロフェッショナルな英語のEメールの例と、旅行中に出会った人に宛てたインフォーマルなEメールの例をご紹介します。これらを参考にして、自分のメールを書いてみましょう。

フォーマル

フォーマルな英語のEメールの例です。

Good morning,

I hope this message finds you well. My name is (Your Name), I am a business student in my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.

I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience. Please advise your availability and to whom I can send my resume.

I would be very happy to come in for an interview at your convenience. Thank you for your consideration, I look forward to hearing from you.

Regards,
(Your Name)
MBA Student
Florida International University, 2018

インフォーマル

インフォーマルなEメールの例文です。

Hi there,

How are you? This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome.

I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up? I have some plans set up, but I am pretty open to other options. I would love to explore a bit and take some day trips, too. We could even visit that museum you mentioned.

It would be great to see you. Hope to travel together again soon!

Best wishes,
(Your Name)

英語でのEメールに関連するボキャブラリー

上記の語彙に加えて、英語でのEメールに関連する便利な単語や表現を追加してみましょう。

• attachment またはattached document
• inbox またはmailbox
• subject line
• e-mail address
• recipient
• sender
• CC またはcarbon copy は、誰かのためにコピーを置くことができます。
• BCC はblind carbon copy を意味し、他の受信者に見られないようにメッセージを送ることができます。
• Draft

プロのメールに役立つフレーズをいくつかご紹介します。

• I look forward to your email
• I hope this message finds you well
• Thank you for your time
• Do not hesitate to contact me by e-mail or telephone

まとめ

英語でのEメールの書き方がわかったところで、覚えておかなければならないことがいくつかあります。よくある間違いは、送信する前にもう一度文章を読まないことです。しかし、これはスペルミスやミスコミュニケーションを避けるための最良の方法です。

他の人に読んでもらう必要がある場合は、遠慮せずに知人やインターネット上の人にお願いしましょう。

メッセージが明確で、必要な情報がすべて含まれていることを確認してください。発音する目標とメッセージが一致している必要があります。伝えたいことが明確になっているかどうかを確認しましょう。最後に、メールにファイルを添付している場合は、ファイルの添付も検討してください。

以上の情報で、英語で良いメールを書く準備ができました。

Happy writing!

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