Vuosien varrella on käytetty monia eri viestintämuotoja, ja yksi niistä on epäilemättä vakiinnuttanut asemansa sähköpostitse. Nykyään on erittäin tärkeää osata kirjoittaa sähköpostia englanniksi selkeästi ja informatiivisesti. Kun osaat kirjoittaa hyvän sähköpostin, saat työpaikan tai läpäiset kokeen ja voit myös pitää yhteyttä englanninkielisiin ystäviisi.

Sähköposti on usein ensimmäinen kontakti tulevaan työnantajaan, ja siksi on tärkeää tehdä hyvä ensivaikutelma. Sähköpostiviesteissä on noudatettava tiettyjä koodeja ja tiettyä muodollisuutta. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten sähköpostia kirjoitetaan englanniksi ja annetaan muutamia esimerkkejä englanninkielisistä sähköposteista.

Löydät myös vinkkejä ja temppuja hyvän ensivaikutelman tekemiseen sekä hyödyllistä sähköposteihin liittyvää sanastoa.

Sähköpostin kirjoittaminen englanniksi - vaiheittainen opas

Jotta voit kirjoittaa hyvän sähköpostiviestin, sinun on noudatettava samaa rakennetta kuin väitöskirjassa. Sinun on esiteltävä sähköpostin aihe, annettava tietoa eri kohdista ja päätettävä asia. Vaikka sähköpostit ovat paljon lyhyempiä kuin väitöskirjat, tämän logiikan avulla voit kirjoittaa ne hyvin.

Aloitetaan ammattimaisen sähköpostin kirjoittaminen. Virallisella sävyllä haemme englanninkielistä harjoittelupaikkaa. Tätä esimerkkiä voi käyttää myös silloin, kun kirjoitat yritykselle työhaastattelua varten. Toisessa esimerkissä saat tietää , miten kirjoitetaan sähköpostia ystävälle englanniksi.

Noudata tätä muotoa, jotta saat tehokkaan sähköpostin:

1. Greetings
2. Esittely
3. Päätavoitteen ja viestin esittely
4. Johtopäätös
5. Lopputervehdykset

Tervehdykset

Kun haluat aloittaa sähköpostiviestin englanniksi, sinun on kirjoitettava pilkku avauslauseen jälkeen ja jätettävä yksi tyhjä rivi. Tässä määritellään muodollisuuden taso. Varmista, että käytät sopivaa sävyä ja tervehdystä. Kun kirjoitat sähköpostia tuntemattomalle vastaanottajalle, voit käyttää: To Whom It May Concern tai Dear Sir or Madam.

Muodollinen :

• Dear [Name of recipient],
• Good morning,
• Good afternoon,
• Good evening,

Epävirallinen:

• Hi,
• Hello,
• Greetings,

Esittely

Kun aloitat englanninkielisen sähköpostiviestin, aloita viestisi lyhyellä lauseella. Jos kirjoitat ammattimaista sähköpostia, voit kirjoittaa I hope this message finds you well. Kun kirjoitat sähköpostia ystävälle englanniksi, voit kirjoittaa vain How are you?.

Sen jälkeen esittelet itsesi lyhyesti, jos et vielä tunne vastaanottajaa. Esimerkiksi työelämässä voit kirjoittaa This is (Your name) from (Your Company) writing regarding.... Jos ystävä antoi sinulle yhteystiedon, voit kirjoittaa (Person's Name) recommended I get in touch with you tai virallisemmin I was referred to you by (Mutual Contact's Name). Tässä on esimerkki virallisesta englanninkielisestä sähköpostista:

Formal:

Good morning,

I hope this message finds you well. My name is (Your Name), I am a business student in > my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.

Ja nyt katso tätä esimerkkiä epävirallisesta sähköpostista englanniksi:

Hi there,

How are you? This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome.

Päätavoitteen ja viestin esittely

Johdannon jälkeen tarvitset muutaman lauseen, jossa kerrot sähköpostisi päätavoitteen. Tässä vaiheessa, jos olet jo kirjoittanut sähköpostisi aiheen, vastaanottajalla on jo käsitys siitä, miksi kirjoitat hänelle. Mene suoraan asiaan ja ole selkeä kirjoittamalla lyhyitä ja ytimekkäitä lauseita.

Ammatillisessa sähköpostissa voit lisätä esimerkiksi The purpose of this email is... Jos kyseessä on epävirallinen englanninkielinen sähköposti, I just wanted to know if... Se ei ole välttämätöntä, mutta se voisi olla hyvä selkeyden vuoksi.

Kun olet selittänyt tavoitteesi, voit jatkaa pääviestiin. Tässä selität tarkalleen, mitä tarvitset ja mitä odotat toiselta henkilöltä. Järjestä viestisi selkeästi ja jaa se kappaleisiin, jos viesti on liian pitkä.

Muodollinen: I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience.

Epävirallinen: I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up?

Johtopäätös

Englanninkielisen sähköpostiviestin päättämiseksi on tärkeää toistaa tavoitteesi ja kiittää vastaanottajaa lopuksi. Tämä on hetki, jolloin voit tehdä yhteenvedon siitä, mitä tarvitset, ja samalla osoittaa kiitollisuutesi. Kuten tavoitteesi ilmaisemisen, tämänkin on oltava lyhyt ja suora. Kiitä vastaanottajaa Thank you for your time. -osoitteella ammattimaisessa sähköpostiviestissä. Jos kirjoitat ystävälle, voit päättää viestin seuraavalla sanalla. Hope to see you soon.

Virallinen: I would be very happy to come in for an interview at your convenience.

Epävirallinen: It would be great to see you. Hope to travel together again soon!

Lopputervehdys

Miten lopetat sähköpostin englanniksi? Päätä aina tervehdykseen ja allekirjoitukseen. Jos haluat päättää sähköpostiviestin englanniksi, lisää pilkku lopputervehdyksen jälkeen ja kirjoita lopuksi nimesi.

Kun kirjoitat ammattimaista sähköpostia, allekirjoitat sen koko nimelläsi ja sen jälkeen muilla tiedoilla, kuten yrityksesi, verkkosivustosi, sähköpostiosoitteesi ja/tai mahdollisesti puhelinnumerosi. Jos olet opiskelija, voit myös mainita statuksesi ja yliopistotutkintosi.

Muodollinen:

• Sincerely,
• Kind regards,
• Cordially,

Epävirallinen:

• Thanks,
• Best wishes,
• Talk soon,

Seuraa nimesi.

Esimerkkejä englanninkielisistä sähköpostiviesteistä

Tästä artikkelin osasta löydät esimerkin englanninkielisestä ammattimaisesta sähköpostiviestistä sekä esimerkin epävirallisesta sähköpostiviestistä, joka on kirjoitettu matkalla tapaamallesi henkilölle. Voit käyttää näitä esimerkkejä inspiraationa omien sähköpostiviestiesi kirjoittamiseen.

Virallinen

Esimerkki virallisesta sähköpostiviestistä englanniksi:

Good morning,

I hope this message finds you well. My name is (Your Name), I am a business student in my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.

I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience. Please advise your availability and to whom I can send my resume.

I would be very happy to come in for an interview at your convenience. Thank you for your consideration, I look forward to hearing from you.

Regards,
(Your Name)
MBA Student
Florida International University, 2018

Epävirallinen

Esimerkki epävirallisesta sähköpostiviestistä englanniksi:

Hi there,

How are you? This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome.

I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up? I have some plans set up, but I am pretty open to other options. I would love to explore a bit and take some day trips, too. We could even visit that museum you mentioned.

It would be great to see you. Hope to travel together again soon!

Best wishes,
(Your Name)

Sähköpostiin liittyvä sanasto englanniksi

Edellä mainitun sanaston lisäksi lisäämme muutamia hyödyllisiä sanoja ja ilmaisuja, jotka liittyvät sähköposteihin englanniksi:

• attachment tai attached document
• inbox tai mailbox
• subject line
• e-mail address
• recipient
• sender
• CC tai carbon copy, jonka avulla voit laittaa kopion jollekulle.
• BCC eli blind carbon copy, jonka avulla voit lähettää viestin jollekin ilman, että muut vastaanottajat näkevät sen.
• Draft

Muutama hyödyllinen fraasi ammattimaisiin sähköpostiviesteihin:

• I look forward to your email
• I hope this message finds you well
• Thank you for your time
• Do not hesitate to contact me by e-mail or telephone

Johtopäätös

Nyt kun tiedät, miten sähköpostia kirjoitetaan englanniksi, sinun on muistettava muutama yksityiskohta. Yleinen virhe on, ettei tekstiä lueta uudelleen ennen lähettämistä. Tämä on kuitenkin paras tapa välttää oikeinkirjoitusvirheitä tai väärinymmärrystä.

Jos tarvitset jonkun muun lukemaan tekstisi, älä epäröi pyytää jotakuta tuttua tai jotakuta internetistä.

Varmista, että viestisi on selkeä ja että siinä on kaikki tarvittavat tiedot. Lausumasi tavoitteen ja viestin on oltava johdonmukaisia. Tarkista pääviestisi ja se, ovatko pyyntösi suoria ja selkeitä. Harkitse lopuksi tiedoston liittämistä, jos olet maininnut sen sähköpostissasi.

Kun olet saanut kaikki nämä tiedot, olet nyt valmis kirjoittamaan hyviä sähköposteja englanniksi.

Happy writing!

Katso myös

• Haluatko harjoitella jonkun kanssa ennen sähköpostin lähettämistä englanniksi? Katso, miten voit löytää englantia puhuvia ystäviä, joilla on valmiita esimerkkiviestejä.
• Tarvitsetko harjoittelua yksin, ennen kuin puhut jollekulle toiselle englanniksi? Tutustu verkkokurssiimme Click & Speak jonka avulla hallitset 96 % englannin kielestä.