Der er blevet brugt mange forskellige kommunikationsformer i årenes løb, og den, der har etableret sig, er uden tvivl e-mails. I dag er det blevet ekstremt vigtigt at kunne skrive en e-mail på engelsk på en klar og informativ måde. Hvis du ved, hvordan du skriver en god e-mail, vil det ikke kun hjælpe dig med at få et job eller bestå en eksamen, men også med at holde kontakten med dine engelsktalende venner.

E-mails er ofte den første kontakt, vi har med en fremtidig arbejdsgiver, og derfor er det vigtigt at gøre et godt første indtryk. E-mails skal overholde visse koder og et vist niveau af formalitet. I denne artikel finder du ud af, hvordan du skriver en e-mail på engelsk med et par eksempler på e-mails på engelsk.

Du vil også finde nogle tips og tricks til at gøre et godt første indtryk samt nyttigt ordforråd i forbindelse med e-mails.

At skrive en e-mail på engelsk - en trin-for-trin-guide

For at skrive en god e-mail skal du følge den samme struktur, som du ville gøre til en afhandling. Du skal introducere emnet for e-mailen, give oplysninger om forskellige punkter og derefter konkludere. Selv om e-mails er meget kortere end afhandlinger, vil denne logik gøre det muligt for dig at skrive dem godt.

Lad os begynde med at skrive en professionel e-mail. Med en formel tone vil vi ansøge om en praktikplads på engelsk. Dette eksempel kan også bruges, når du skriver til en virksomhed med henblik på en jobsamtale. I det andet eksempel finder du ud af, hvordan du skriver en e-mail til en ven på engelsk.

Følg dette format for at få en effektiv e-mail:

1. Greetings
2. Præsentation
3. Præsentation af hovedformålet og budskabet
4. Konklusion
5. Afsluttende hilsner

Hilsner

For at starte en e-mail på engelsk skal du skrive et komma efter den indledende sætning og derefter efterlade en tom linje. Det er her, du definerer formalitetsniveauet. Sørg for at bruge en passende tone og hilsen. Når du skriver en e-mail til en ukendt modtager, kan du bruge: To Whom It May Concern eller Dear Sir or Madam.

Formelt :

• Dear [Name of recipient],
• Good morning,
• Good afternoon,
• Good evening,

Uformel:

• Hi,
• Hello,
• Greetings,

Præsentation

Når du starter en e-mail på engelsk, skal du starte med en kort sætning for at indlede din besked. Hvis du skriver en professionel e-mail, kan du skrive I hope this message finds you well. Når du skriver en e-mail til en ven på engelsk, kan du bare skrive How are you?.

Herefter præsenterer du dig selv kort, hvis du ikke kender modtageren endnu. I en arbejdssammenhæng kan du f.eks. skrive This is (Your name) from (Your Company) writing regarding... Hvis en ven gav dig kontakten, kan du skrive (Person's Name) recommended I get in touch with you eller mere formelt I was referred to you by (Mutual Contact's Name). Her er et eksempel på en formel e-mail på engelsk:

Formel:

Good morning,

I hope this message finds you well. My name is (Your Name), I am a business student in > my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.

Og nu skal du se dette eksempel på en uformel e-mail på engelsk:

Hi there,

How are you? This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome.

Præsentation af hovedformålet og budskabet

Efter indledningen skal du bruge et par sætninger til at forklare målet med din e-mail. Hvis du allerede har skrevet emnet for din e-mail, har modtageren på dette tidspunkt allerede en idé om grunden til, at du skriver til dem. Gå lige til sagen og vær tydelig ved at skrive korte og præcise sætninger.

I en professionel e-mail kan du f.eks. tilføje The purpose of this email is... Hvis det er en uformel e-mail på engelsk, I just wanted to know if... Det er ikke nødvendigt, men det kan være godt for klarhedens skyld.

Når du har forklaret dit mål, kan du fortsætte til hovedbudskabet. Her forklarer du præcis, hvad du har brug for, og hvad du forventer af den anden person. Organiser dit budskab på en overskuelig måde, og del det op i afsnit, hvis budskabet er for langt.

Formelt: I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience.

Uformel: I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up?

Konklusion

For at afslutte en e-mail på engelsk er det vigtigt at gentage dit mål og takke din modtager i konklusionen. Dette er tidspunktet til at opsummere det, du har brug for, samtidig med at du viser din anerkendelse. Ligesom med erklæringen af dit mål skal denne være kort og direkte. Tak din modtager med en Thank you for your time. i en professionel e-mail. Hvis du skriver til en ven, kan du bare afslutte med Hope to see you soon.

Formelt: I would be very happy to come in for an interview at your convenience.

Formel: It would be great to see you. Hope to travel together again soon!

Afsluttende hilsner

Hvordan afslutter du en e-mail på engelsk? Du skal altid afslutte med en hilsen og en underskrift. Hvis du vil afslutte en e-mail på engelsk, skal du tilføje et komma efter den sidste hilsen og afslutte med at skrive dit navn.

Når du skriver en professionel e-mail, underskriver du med dit fulde navn, efterfulgt af andre oplysninger som f.eks. din virksomhed, dit websted, din e-mail og/eller eventuelt dit telefonnummer. Hvis du er studerende, kan du også angive din status og din universitetsgrad.

Formelt:

• Sincerely,
• Kind regards,
• Cordially,

Uformel: Formel:

• Thanks,
• Best wishes,
• Talk soon,

Efterfulgt af dit navn.

Eksempler på e-mails på engelsk

I denne del af artiklen kan du finde et eksempel på en professionel e-mail på engelsk samt et eksempel på en uformel e-mail, skrevet til en person, som du har mødt på en rejse. Du kan bruge disse som inspiration til at skrive dine egne e-mails.

Formel

Eksempel på en formel e-mail på engelsk:

Good morning,

I hope this message finds you well. My name is (Your Name), I am a business student in my final year of an MBA degree interested in obtaining an internship at your company.

I have read in Business for Students that you are looking for interns over the summer months. I would be interested in such a position and would like to request an interview at your convenience. Please advise your availability and to whom I can send my resume.

I would be very happy to come in for an interview at your convenience. Thank you for your consideration, I look forward to hearing from you.

Regards,
(Your Name)
MBA Student
Florida International University, 2018

uformel

Eksempel på en uformel e-mail på engelsk:

Hi there,

How are you? This is (Your Name), we met at the hostel last week in Rome.

I remember you said you would be traveling to Florence next week. If you are still going, would you like to meet up? I have some plans set up, but I am pretty open to other options. I would love to explore a bit and take some day trips, too. We could even visit that museum you mentioned.

It would be great to see you. Hope to travel together again soon!

Best wishes,
(Your Name)

Ordforråd i forbindelse med e-mails på engelsk

Som supplement til det ovennævnte ordforråd kan vi tilføje nogle nyttige ord og udtryk i forbindelse med e-mails på engelsk:

• attachment eller attached document
• inbox eller mailbox
• subject line
• e-mail address
• recipient
• sender
• CC eller carbon copy, som giver dig mulighed for at lægge en kopi til en anden person
• BCC, som betyder blind carbon copy, som giver dig mulighed for at sende en besked til nogen, uden at de andre modtagere kan se den.
• Draft

Et par nyttige sætninger til professionelle e-mails:

• I look forward to your email
• I hope this message finds you well
• Thank you for your time
• Do not hesitate to contact me by e-mail or telephone

Konklusion

Nu hvor du ved, hvordan man skriver en e-mail på engelsk, er der nogle få detaljer, du skal huske. En almindelig fejl er at undlade at læse din tekst igen, før du sender den. Dette er dog den bedste måde at undgå stavefejl eller fejlkommunikation på.

Hvis du har brug for en anden til at læse din tekst, skal du ikke tøve med at spørge en bekendt eller en person på internettet.

Sørg for, at din besked er klar, og at alle de nødvendige oplysninger er med. Det mål, du udtaler, og budskabet skal være sammenhængende. Kontroller dit hovedbudskab, og om dine anmodninger er direkte og klare. Endelig kan du overveje at vedhæfte en fil, hvis du har nævnt en sådan i din e-mail.

Med alle disse oplysninger er du nu klar til at skrive gode e-mails på engelsk.

Happy writing!

Se også

• Har du brug for at øve dig med nogen, før du sender din e-mail på engelsk? Se, hvordan du kan finde engelsktalende venner med eksempelbeskeder, der er klar til at blive sendt.
• Har du brug for at øve dig på egen hånd, før du taler med andre på engelsk? Oplev vores onlinekursus Click & Speak som vil give dig mulighed for at mestre 96 % af det engelske sprog.